HR-järjestelmä vapauttaa aikaa oleelliseen

”Kannattaa automatisoida kaikki mikä on mekaanista ja vie aikaa pois kehitystyöltä.”

Digitaalinen henkilöstöjohtamisjärjestelmä säästää todistetusti aikaa ja rahaa samalla kun se helpottaa tiedonkulkua organisaatiossa. Nämä eivät asiantuntijan mukaan kuitenkaan ole järjestelmän suurimmat hyödyt. 

Suurin hyöty saadaan, kun rutiinit automatisoidaan ja vapautuva aika voidaan käyttää kehittämiseen. 

Järjestelmiä on tarjolla runsaasti. On sympaa, saimaa, mepcoa, elbitiä, microsoftia ja niin edelleen. Tarjolla on myös ilmaisia järjestelmiä, open sourceja. 

Osa on pitkälti standardisoitu ja sellaisenaan mahdollista käyttää, osa vaatii paljon työtä tilaajalta. Yksi ratkaisu on  tietenkin teettää järjestelmä räätälityönä toimittajalla.  

Kun päätös on tehty

Kun päätös järjestelmän hankinnasta on tehty, alkaa organisaatiossa aina kiivas pohdinta siitä mitä kaikkea järjestelmän on sisällettävä, mihin sen on pystyttävä vastaamaan ja ketkä sitä käyttävät. Määrittely vaatii huolellisuutta.

– Mitä paremmin prosessit ja järjestelmän käyttö on määritelty käyttöönottovaiheessa, mitä paremmin testaus on tehty ja mitä paremmin käyttäjiä on informoitu ja opastettu, sitä paremmin järjestelmän varsinainen käyttö tulee sujumaan, sanoo HR Systems Consultant Susanna Karhu Suomen Azetsista.

Myyntipäällikkö Johnny Lehtinen Sympa Oy:stä lisää, ettei HR-järjestelmän hyödyissä kannata tuijottaa pelkkiä numeroita vaikka ne ovatkin monessa mielessä tärkeitä.

– Suurin potentiaali piilee juuri siinä kuinka hyvin HR-järjestelmä mahdollistaa henkilöstötyön muutokset eli miten se auttaa keskittymään oleelliseen – aitoon johtamiseen. Se on avain  pitkän aikavälin hyödyn maksimointiin, sanoo Lehtinen.

Kysymykset, jotka kannattaa kysyä

Tärkeät kysymykset kannattaa järjestelmää valittaessa esittää mieluummin etu- kuin jälkikäteen. Azetsin julkaisemassa HR-järjestelmän käyttöoppaassa on hyviä vinkkejä siitä mitkä kysymykset järjestelmän hankinnasta ja käytöstä vastaavien henkilöiden olisi kysyttävä. Lataa opas täältä: https://www.azets.fi/ohjelmistopalvelut/hr-jarjestelmat/

Vaikka opas on suunnattu pääasiassa suurille organisaatioille, sen sisältämät perusasiat sopivat minkä tahansa kokoisen organisaation pohjaksi. 

Esimerkkejä tärkeistä kysymyksistä:

  • millaisia käyttäjärooleja tulee
  • mitä tietoa järjestelmään tallennetaan
  • mitä liittymiä HR-järjestelmästä tarvitaan
  • mitä tietoja järjestelmästä tulee voida raportoida

– HR-järjestelmä- projektissa onnistuminen on vaikeaa, jos työlle ei raivata tilaa. On parasta mennä käyttäjät edellä ja muistaa, että HR-järjestelmässä tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus ovat ensisijaisen tärkeitä. Siksi järjestelmän käytön tulee olla helppoa ja selkeää kaikille käyttäjille ja tietojen ylläpitäjille, sanoo Susanna Karhu Azetsista.

Faktoja ja lukuja

Henkilöstöhallinnon järjestelmä tuottaa toimiessaan valtavasti faktoja ja lukuja. Järjestelmässä hallinnoidaan henkilöstöstä kertyvää dataa jatkuvasti. Jokaisen työntekijän perustietojen lisäksi siihen tallennetaan tiedot työhistoriasta, koulutuksesta ja pätevyydestä, työsuhdetiedot, palkat, palkkiot ja niin edelleen.

Lomat, poissaolot, koulutukset, palkitsemiset, muistutukset, työsopimukset ja erilaiset todistukset tallentuvat niinikään järjestelmään. 

HR-järjestelmää rakennettaessa ja ylläpidettäessä on muistettava, että se on henkilörekisteri, jota koskevat EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) velvoitteet. Tämä asettaa järjestelmälle omat vaatimukset.

Järjestelmällistä ja tehokasta

HR-järjestelmistä puhuttaessa oikeutettu kysymys tietenkin on siitä saatava konkreettinen hyöty. Puhutaan järjestelmän hinnasta suhteessa saatavaan hyötyyn. Myyntimiehet voivat antaa erilaisia vastauksia, mutta suunta on sama: järjestelmä maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Oli miten oli, mutta HR-järjestelmä yritykseen hankitaan aina siksi, että henkilöstöhallinnon toiminnasta saadaan järjestelmällisempää ja tehokkaampaa.

Myyntipäällikkö Johnny Lehtinen antaa toimivan nyrkkisäännön automatisointia epäileville:

”Kannattaa automatisoida kaikki mikä on mekaanista ja vie aikaa pois kehitystyöltä.”

Mitä esimerkiksi, ettei tarvitsisi Exceliä täytellä? 

Mistä saadaan nopeutta työsuhde- ja henkilöstötietojen hallintaan? 

Esimerkiksi näistä:

  • muistutukset koeajan päättymisistä
  • loma-ajat
  • poissaolot
  • rekrytointiprosessin automaatio

Tärkeintä on keskittyä olennaiseen ja olla henkilöstöasioista reaaliajassa. Tiedon hallinta helpottaa muutakin kuin suoritustason seuraamista.

– Se jos mikä on nopeiden päätösten ja strategisen henkilöstöjohtamisen edellytys, sanoo myyntipäällikkö Johnny Lehtinen.

Helpompaa ja kattavampaa

Pohjois-Carolinessa USA:ssa sijatsevan Duken yliopiston tutkimuksen mukaan HR-henkilöstön ajasta ainoastaan neljännes voidaan käyttää kehittämiseen ja liiketoiminnan strategisena kumppanina toimimiseen. Valtaosa ajasta kuluu tiedon ylläpitoon ja päiväkohtaiseen raportointiin, siis rutiineihin. 

Sympa teki yhdessä Gartner Finlandin kanssa tutkimuksen HR-järjestelmän tuomista ensimmäisen vuoden tuloksista. 

Tutkimus vahvisti yleisesti esitetyn väitteen, että oikein valittu ja hyvin toimiva HR-järjestelmä ei suinkaan vie aikaa, vaan vapauttaa sitä HR-henkilöstölle. 

Järjestelmän käyttäjien mielestä raportoinnista tuli helpompaa, työntekijä-, palkka- ja poissaolotietojen hallinnasta tuli suoraviivaisempaa ja aikaa jäi enemmän tärkeämpiin tehtäviin.

Mikä on tärkeintä? Testaus!

HR-järjestelmän hankinnan ja käyttöönoton tärkeimpiä vaiheita Susanna Karhun mielestä on testaus. Itse järjestelmän, olipa se mikä tahansa, on kyllä ohjelmistotoimittaja testannut, mutta kuinka se toimii omassa organisaatiossa, se vaati tarkan testauksen.

– Testaus on sen varmistamista, että järjestelmään rakennetut prosessit toimivat juuri omassa organisaatiossa ja että tiedot siirtyvät liittymissä oikein, painottaa Susanna Karhu. Hän kehottaa testaamaan kaikki mahdolliset työsuhteen elinkaaren tilanteet ja muutokset. 

Ongelmat tiedostettava

Ongelmia uuden järjestelmän käyttöönotossa tulee lähes satavarmasti. Entä jos tietojen siirtyminen ei toimikaan silloin, jos ne on siirretty etu- tai jälkikäteen? Jos pilottiryhmällä on mahdollisuus ”koeajoon”, moni ongelma saadaan ratkaistuksi. Niiden hoitaminen luonnollisesti vie aikaa, ja sitä on pystyttävä varaamaan riittävästi.

– Vaikka kaikkiin ongelmiin ei saataisikaan ratkaisuja, on huomattavasti parempi, että järjestelmän puutteet ja ongelmat tiedostetaan käyttöönoton yhteydessä ja niihin ollaan varautuneita, sanoo Susanna Karhu.

Uusi järjestelmä on osattava markkinoida myös organisaation sisällä. Ehkä pelkkä sähköpostiviesti käyttöönotosta ja tarjous osallistua mahdollisesti koulutukseen ei oikein riitä.

– Organisaation sisäiset markkinointitavat ja –toimet sekä koulutuksen tarve ovat organisaatiokohtaisia, mutta jokaisessa organisaatiossa pitäisi varmistaa se, että järjestelmä on niin helppokäyttöinen, että esimiehetkin sen hallitsevat – ja että toimitusjohtaja tietää milloin uusi järjestelmä otetaan käyttöön, HR Systems Consultant Susanna Karhu Suomen Azetsista sanoo lopuksi.

Julkaistu: 16.03.2018

Ota yhteyttä

Kiinnostuitko? Heräsikö lisäkysymyksiä? Kerromme mielellämme lisää - jätä yhteystietosi alla olevalla lomakkeella, niin palaamme tuota pikaa asiaan!

*pakollinen kenttä

Palvelua toteuttamassa