HR-järjestelmä vapauttaa aikaa oleelliseen ja kattaa työsuhteen koko elinkaaren

”Kannattaa automatisoida kaikki, mikä on mekaanista ja vie aikaa pois kehitystyöltä.”

Digitaalinen henkilöstöjohtamisjärjestelmä säästää todistetusti aikaa ja rahaa samalla kun se helpottaa tiedonkulkua organisaatiossa. Nämä eivät asiantuntijan mukaan kuitenkaan ole järjestelmän suurimmat hyödyt.

Suurin hyöty saadaan, kun rutiinit automatisoidaan ja vapautuva aika voidaan käyttää kehittämiseen.

Järjestelmiä on tarjolla runsaasti. On sympaa, saimaa, mepcoa, elbitiä, microsoftia ja niin edelleen. Tarjolla on myös ilmaisia järjestelmiä, open sourceja.

Osa on pitkälti standardisoitu ja sellaisenaan mahdollista käyttää, osa vaatii paljon työtä tilaajalta. Yksi ratkaisu on tietenkin teettää järjestelmä räätälityönä toimittajalla.

Kun päätös on tehty

Kun päätös järjestelmän hankinnasta on tehty, alkaa organisaatiossa aina kiivas pohdinta siitä, mitä kaikkea järjestelmän on sisällettävä, mihin sen on pystyttävä vastaamaan, ja ketkä sitä käyttävät. Määrittely vaatii huolellisuutta.

– Mitä paremmin prosessit ja järjestelmän käyttö on määritelty käyttöönottovaiheessa, mitä paremmin testaus on tehty ja mitä paremmin käyttäjiä on informoitu ja opastettu, sitä paremmin järjestelmän varsinainen käyttö tulee sujumaan, sanoo HR Systems Consultant Susanna Karhu Suomen Azetsista.

HR-järjestelmän hyödyissä ei kannata tuijottaa pelkkiä numeroita, vaikka ne ovatkin monessa mielessä tärkeitä. HR-järjestelmän tulisi mahdollistaa henkilöstötyön muutokset eli auttaa keskittymään oleelliseen – aitoon johtamiseen, mikä on avain pitkän aikavälin hyödyn maksimointiin.

Kysymykset, jotka kannattaa kysyä

Tärkeät kysymykset kannattaa järjestelmää valittaessa esittää mieluummin etu- kuin jälkikäteen.

Azetsin julkaisemassa HR-järjestelmän käyttöoppaassa on hyviä vinkkejä siitä mitkä kysymykset järjestelmän hankinnasta ja käytöstä vastaavien henkilöiden olisi kysyttävä. Lataa opas täältä: https://www.azets.fi/ohjelmistopalvelut/hr-jarjestelmat/

Vaikka opas on suunnattu pääasiassa suurille organisaatioille, sen sisältämät perusasiatsopivat minkä tahansa kokoisen organisaation pohjaksi.

Esimerkiksi nämä kysymykset on hyvä esittää etukäteen ja pohtia niihin vastaukset:

• Millaisia käyttäjärooleja tulee?
• Mitä tietoa järjestelmään tallennetaan?
• mitä liittymiä HR-järjestelmästä tarvitaan?
• Mitä tietoja järjestelmästä tulee voida raportoida?

Järjestelmän hankinnassa kannattaa huomioida kokonaisuus. Hyvä HR-järjestelmä sisältää koko työsuhteen elinkaaren: rekrytoinnin, työsuhteen aloittamisen, henkilöstöjohtamisen (HRM), työsuhteen kehittymisen (HRD) ja työsuhteen päätöksen.

– HR-järjestelmä-projektissa onnistuminen on vaikeaa, jos työlle ei raivata tilaa. On parasta mennä käyttäjät edellä ja muistaa, että HR-järjestelmässä tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus ovat ensisijaisen tärkeitä. Siksi järjestelmän käytön tulee olla helppoa ja selkeää kaikille käyttäjille ja tietojen ylläpitäjille, korostaa Susanna Karhu Azetsista.

Etuina ajantasaisuus ja saatavuus

HR-järjestelmässä kaikki tieto on yhdessä järjestelmässä, jolloin henkilöstötiedot pysyvät koko ajan tasalla ja niitä tarvitsevien saatavilla. Näin järjestelmä tuo kustannustehokkuutta henkilöstöhallinnon toimintaan, eikä sitä hoitavien henkilöiden poissaolot tai lomat lamauta toimintaa.

HR-järjestelmä siis helpottaa ja automatisoi rutiiniasioiden hoitamista.

Merkittävä etu on myös, että järjestelmään käyttöoikeuden saaneet pääsevät siihen käsiksi mistä tahansa, kun käyttöä ei rajoita se, että yhteydet yrityksen palvelimelle sallitaan ainoastaan sen sisäverkon kautta.

HR-järjestelmä osoittaa tarpeellisuutensa heti, kun tarvitaan ajan tasalla olevaa tietoa yrityksen henkilöstöstä. Järjestelmästä löytyvät nopeasti tiedot henkilöstön määrästä, palkoista, ikärakenteesta, koulutuksesta, osaamisesta ja niin edelleen.

Kaiken rutiinitiedon ei edes tarvitse kulkea henkilöstöhallinnon kautta, vaan osa rutiineista hoituu työntekijän itsensä tekemänä. Tällaisia tietoja ovat vaikkapa osoitteenmuutokset ja pankkitiliyhteydet. Nämä tiedot voidaan siirtää myös palkkahallinto-ohjelmaan, kunhan sinne on tehty tarvittava rajapinta.

Ulkoisten rajapintojen ansiosta ohjelma pystyy kommunikoimaan itsenäisesti ympäristönsä kanssa ja näin säästytään taas tietojen manuaaliselta käsittelyltä. Ja kaikeksi hyväksi tiedot siirtyvät eteenpäin oikein ja reaaliajassa.

Faktoja ja lukuja

Henkilöstöhallinnon järjestelmä tuottaa toimiessaan valtavasti rutiinitietoa: faktoja ja lukuja. Järjestelmässä hallinnoidaan henkilöstöstä kertyvää dataa jatkuvasti. Jokaisen työntekijän perustietojen lisäksi siihen tallennetaan tiedot työhistoriasta, koulutuksesta ja pätevyydestä, työsuhdetiedot, palkat, palkkiot ja niin edelleen.

Lomat, poissaolot, koulutukset, palkitsemiset, muistutukset, työsopimukset ja erilaiset todistukset tallentuvat niin ikään järjestelmään.

HR-järjestelmää rakennettaessa ja ylläpidettäessä on muistettava, että se on henkilörekisteri, jota koskevat EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) velvoitteet. Tämä asettaa järjestelmälle omat vaatimukset.

Järjestelmällistä ja tehokasta

HR-järjestelmistä puhuttaessa oikeutettu kysymys tietenkin on siitä saatava konkreettinen hyöty. Puhutaan järjestelmän hinnasta suhteessa saatavaan hyötyyn. Myyntimiehet voivat antaa erilaisia vastauksia, mutta suunta on sama: järjestelmä maksaa itsensä nopeasti takaisin.

HR-järjestelmä hankitaan yritykseen siksi, että henkilöstöhallinnon toiminnasta saadaan järjestelmällisempää ja tehokkaampaa. Nyrkkisääntö on, että kaikki mekaaninen kannattaa automatisoida, sillä se vie aikaa kehitystyöstä.

Tärkeintä on keskittyä olennaiseen ja olla henkilöstöasioissa reaaliajassa. Tiedon hallinta helpottaa muutakin kuin suoritustason seuraamista.

Helpompaa ja kattavampaa

Pohjois-Carolinessa USA:ssa sijatsevan Duken yliopiston tutkimuksen mukaan HR-henkilöstön ajasta ainoastaan neljännes voidaan käyttää kehittämiseen ja liiketoiminnan strategisena kumppanina toimimiseen. Valtaosa ajasta kuluu tiedon ylläpitoon ja päiväkohtaiseen raportointiin, siis rutiineihin.

Sympa teki yhdessä Gartner Finlandin kanssa tutkimuksen HR-järjestelmän tuomista ensimmäisen vuoden tuloksista.

Tutkimus vahvisti yleisesti esitetyn väitteen, että oikein valittu ja hyvin toimiva HR-järjestelmä ei suinkaan vie aikaa, vaan vapauttaa sitä HR-henkilöstölle. Järjestelmän käyttäjien mielestä raportoinnista tuli helpompaa, työntekijä-, palkka- ja poissaolotietojen hallinnasta tuli suoraviivaisempaa ja aikaa jäi enemmän tärkeämpiin tehtäviin.

Tärkeintä on testaus!

HR-järjestelmän hankinnan ja käyttöönoton tärkeimpiä vaiheita Susanna Karhun mielestä on testaus. Itse järjestelmän, olipa se mikä tahansa, on kyllä ohjelmistotoimittaja testannut, mutta kuinka se toimii omassa organisaatiossa, se vaati tarkan testauksen.

– Testaus on sen varmistamista, että järjestelmään rakennetut prosessit toimivat juuri omassa organisaatiossa ja että tiedot siirtyvät liittymissä oikein, painottaa Susanna Karhu. Hän kehottaa testaamaan kaikki mahdolliset työsuhteen elinkaaren tilanteet ja muutokset.

Ongelmia uuden järjestelmän käyttöönotossa tulee lähes satavarmasti. Entä jos tietojen siirtyminen ei toimikaan silloin, jos ne on siirretty etu- tai jälkikäteen? Jos pilottiryhmällä on mahdollisuus ”koeajoon”, moni ongelma saadaan ratkaistuksi. Niiden hoitaminen luonnollisesti vie aikaa, ja sitä on pystyttävä varaamaan riittävästi.

– Vaikka kaikkiin ongelmiin ei saataisikaan ratkaisuja, on huomattavasti parempi, että järjestelmän puutteet ja ongelmat tiedostetaan käyttöönoton yhteydessä ja niihin ollaan varautuneita, sanoo Susanna Karhu.

Uusi järjestelmä on osattava markkinoida myös organisaation sisällä. Ehkä pelkkä sähköpostiviesti käyttöönotosta ja tarjous osallistua mahdollisesti koulutukseen ei oikein riitä.

– Organisaation sisäiset markkinointitavat ja –toimet sekä koulutuksen tarve ovat organisaatiokohtaisia, mutta jokaisessa organisaatiossa pitäisi varmistaa se, että järjestelmä on niin helppokäyttöinen, että esimiehetkin sen hallitsevat – ja että toimitusjohtaja tietää milloin uusi järjestelmä otetaan käyttöön, HR Systems Consultant Susanna Karhu Suomen Azetsista sanoo lopuksi.

Eroja yrityksissä ja julkishallinnossa

HR-järjestelmissä on eroja, kun niitä tarkastellaan julkishallinnon, suurten yritysten ja pk-yritysten näkökulmasta.

Julkisella puolella on yleensä käytössä isoja, kovakoodattuja, usein iäkkäämpiä ja kalliita ratkaisuja, jotka eivät välttämättä enää ole ajan tasalla. Pk-yritykset voi karkeasti ottaen jakaa kahteen kategoriaan: joko HR-prosessit ovat hyvällä tasolla tai niitä pyöritetään sähköpostin ja excelin varassa. Tällöin syntyy helposti ongelmia tietosuojan kanssa.

Kaksitahoista on myös suhtautuminen järjestelmään. Osa pk-yrityksistä näkee HR-järjestelmän arvon, osa taas pelkää kustannuksia ja uskoo pärjäävänsä vanhalla tavalla eli tekemällä käsityötä.

Nyt EU:n uuden tietosuoja-asetuksen tultua voimaan toukokuussa 2018 pk-yrityksissäkin on yhä enemmän havahduttu HR-järjestelmien tarpeellisuuteen. Tilanne on korjaantumassa, eikä HR-järjestelmää ei enää nähdä pelkkänä kulueränä.

Monissa yrityksissä on ymmärretty, että HR on tasavertainen kilpailutekijä asiakkuushallinnan (CRM) ja toiminnanohjaukseen (EPR) liittyvien järjestelmien rinnalla.

Tämä tietää työajan säästöä ja sitä myötä tietenkin säästyviä tai lisää kehittämiseen tarvittavia euroja. HR-järjestelmän edut ovat varsin selvät; kaikki tieto on samassa järjestelmässä ja kaikkien niiden saatavilla, joille tiedot ovat tarpeen. Tämä mahdollistaa monipuolisen raportoinnin ja analytiikan.

Pro Henkilöstö -palvelun esittely

Tästä voit katsoa Pro Henkilöstö -palvelun käytön nopean esittelyn videomuodossa.