Pro Henkilöstö on pk-yrityksen tai esimerkiksi liiton, järjestön tai yhdistyksen työkalu. Henkilöstöhallinnon vastuuhenkilö voi sen avulla huolehtia koko työsuhteen elinkaaren työhakemuksesta aina työtodistukseen saakka.
Pro Henkilöstö on pienemmille organisaatioille suunniteltu henkilöstöhallinnon järjestelmä, johon on koottu hyödyllisiä arkipäivän perustyökaluja niille, joilla ei ole varsinaista henkilöstöpäällikköä / HR-manageria. Olemme tehneet uusia lomakkeita sekä työkaluja ja palvelusta on nyt julkaistu laajempi versio.
Pro Henkilöstö palvelu on käyttäjäystävällinen ja helposti ymmärrettävä. Tavoitteemme on ollut, että organisaatio, jolla ei ole omaa tai ulkoistettua HR-ammattilaista pystyy suoriutumaan henkilöstöhallinnon tehtävistä tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.
Perinteiset työtavat ja dokumentit ovat jatkossa ongelma ja merkittävä riski.
Palvelu täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
Perusversion ominaisuuksien lisäksi laajassa versiossa on:
Lomakkeiden lisäksi palveluun tulee uusina toiminnallisuuksina
Organisaation kasvaessa myös dokumentaation merkitys kasvaa. Työsuojeluviranomaiset tarkastavat muun muassa yhdenvertaisuussuunnitelman (yli 30 työntekijää), jossa on liian usein puutteita. Itse suunnitelma on melko helppo tehdä hyvällä lomakepohjalla ja käytännöllisillä pienillä ohjeilla.
Ota yhteyttä ja pyydä palvelun esittely!
”Kannattaa automatisoida kaikki, mikä on mekaanista ja vie aikaa pois kehitystyöltä.”
Digitaalinen henkilöstöjohtamisjärjestelmä säästää todistetusti aikaa ja rahaa samalla kun se helpottaa tiedonkulkua organisaatiossa. Nämä eivät asiantuntijan mukaan kuitenkaan ole järjestelmän suurimmat hyödyt.
Suurin hyöty saadaan, kun rutiinit automatisoidaan ja vapautuva aika voidaan käyttää kehittämiseen.
Järjestelmiä on tarjolla runsaasti. On sympaa, saimaa, mepcoa, elbitiä, microsoftia ja niin edelleen. Tarjolla on myös ilmaisia järjestelmiä, open sourceja.
Osa on pitkälti standardisoitu ja sellaisenaan mahdollista käyttää, osa vaatii paljon työtä tilaajalta. Yksi ratkaisu on tietenkin teettää järjestelmä räätälityönä toimittajalla.
Kun päätös järjestelmän hankinnasta on tehty, alkaa organisaatiossa aina kiivas pohdinta siitä, mitä kaikkea järjestelmän on sisällettävä, mihin sen on pystyttävä vastaamaan, ja ketkä sitä käyttävät. Määrittely vaatii huolellisuutta.
– Mitä paremmin prosessit ja järjestelmän käyttö on määritelty käyttöönottovaiheessa, mitä paremmin testaus on tehty ja mitä paremmin käyttäjiä on informoitu ja opastettu, sitä paremmin järjestelmän varsinainen käyttö tulee sujumaan, sanoo HR Systems Consultant Susanna Karhu Suomen Azetsista.
HR-järjestelmän hyödyissä ei kannata tuijottaa pelkkiä numeroita, vaikka ne ovatkin monessa mielessä tärkeitä. HR-järjestelmän tulisi mahdollistaa henkilöstötyön muutokset eli auttaa keskittymään oleelliseen – aitoon johtamiseen, mikä on avain pitkän aikavälin hyödyn maksimointiin.
Tärkeät kysymykset kannattaa järjestelmää valittaessa esittää mieluummin etu- kuin jälkikäteen.
Azetsin julkaisemassa HR-järjestelmän käyttöoppaassa on hyviä vinkkejä siitä mitkä kysymykset järjestelmän hankinnasta ja käytöstä vastaavien henkilöiden olisi kysyttävä. Lataa opas täältä: https://www.azets.fi/ohjelmistopalvelut/hr-jarjestelmat/
Vaikka opas on suunnattu pääasiassa suurille organisaatioille, sen sisältämät perusasiatsopivat minkä tahansa kokoisen organisaation pohjaksi.
Esimerkiksi nämä kysymykset on hyvä esittää etukäteen ja pohtia niihin vastaukset:
Järjestelmän hankinnassa kannattaa huomioida kokonaisuus. Hyvä HR-järjestelmä sisältää koko työsuhteen elinkaaren: rekrytoinnin, työsuhteen aloittamisen, henkilöstöjohtamisen (HRM), työsuhteen kehittymisen (HRD) ja työsuhteen päätöksen.
– HR-järjestelmä-projektissa onnistuminen on vaikeaa, jos työlle ei raivata tilaa. On parasta mennä käyttäjät edellä ja muistaa, että HR-järjestelmässä tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus ovat ensisijaisen tärkeitä. Siksi järjestelmän käytön tulee olla helppoa ja selkeää kaikille käyttäjille ja tietojen ylläpitäjille, korostaa Susanna Karhu Azetsista.
HR-järjestelmässä kaikki tieto on yhdessä järjestelmässä, jolloin henkilöstötiedot pysyvät koko ajan tasalla ja niitä tarvitsevien saatavilla. Näin järjestelmä tuo kustannustehokkuutta henkilöstöhallinnon toimintaan, eikä sitä hoitavien henkilöiden poissaolot tai lomat lamauta toimintaa.
HR-järjestelmä siis helpottaa ja automatisoi rutiiniasioiden hoitamista.
Merkittävä etu on myös, että järjestelmään käyttöoikeuden saaneet pääsevät siihen käsiksi mistä tahansa, kun käyttöä ei rajoita se, että yhteydet yrityksen palvelimelle sallitaan ainoastaan sen sisäverkon kautta.
HR-järjestelmä osoittaa tarpeellisuutensa heti, kun tarvitaan ajan tasalla olevaa tietoa yrityksen henkilöstöstä. Järjestelmästä löytyvät nopeasti tiedot henkilöstön määrästä, palkoista, ikärakenteesta, koulutuksesta, osaamisesta ja niin edelleen.
Kaiken rutiinitiedon ei edes tarvitse kulkea henkilöstöhallinnon kautta, vaan osa rutiineista hoituu työntekijän itsensä tekemänä. Tällaisia tietoja ovat vaikkapa osoitteenmuutokset ja pankkitiliyhteydet. Nämä tiedot voidaan siirtää myös palkkahallinto-ohjelmaan, kunhan sinne on tehty tarvittava rajapinta.
Ulkoisten rajapintojen ansiosta ohjelma pystyy kommunikoimaan itsenäisesti ympäristönsä kanssa ja näin säästytään taas tietojen manuaaliselta käsittelyltä. Ja kaikeksi hyväksi tiedot siirtyvät eteenpäin oikein ja reaaliajassa.
Henkilöstöhallinnon järjestelmä tuottaa toimiessaan valtavasti rutiinitietoa: faktoja ja lukuja. Järjestelmässä hallinnoidaan henkilöstöstä kertyvää dataa jatkuvasti. Jokaisen työntekijän perustietojen lisäksi siihen tallennetaan tiedot työhistoriasta, koulutuksesta ja pätevyydestä, työsuhdetiedot, palkat, palkkiot ja niin edelleen.
Lomat, poissaolot, koulutukset, palkitsemiset, muistutukset, työsopimukset ja erilaiset todistukset tallentuvat niin ikään järjestelmään.
HR-järjestelmää rakennettaessa ja ylläpidettäessä on muistettava, että se on henkilörekisteri, jota koskevat EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) velvoitteet. Tämä asettaa järjestelmälle omat vaatimukset.
HR-järjestelmistä puhuttaessa oikeutettu kysymys tietenkin on siitä saatava konkreettinen hyöty. Puhutaan järjestelmän hinnasta suhteessa saatavaan hyötyyn. Myyntimiehet voivat antaa erilaisia vastauksia, mutta suunta on sama: järjestelmä maksaa itsensä nopeasti takaisin.
HR-järjestelmä hankitaan yritykseen siksi, että henkilöstöhallinnon toiminnasta saadaan järjestelmällisempää ja tehokkaampaa. Nyrkkisääntö on, että kaikki mekaaninen kannattaa automatisoida, sillä se vie aikaa kehitystyöstä.
Tärkeintä on keskittyä olennaiseen ja olla henkilöstöasioissa reaaliajassa. Tiedon hallinta helpottaa muutakin kuin suoritustason seuraamista.
Pohjois-Carolinessa USA:ssa sijatsevan Duken yliopiston tutkimuksen mukaan HR-henkilöstön ajasta ainoastaan neljännes voidaan käyttää kehittämiseen ja liiketoiminnan strategisena kumppanina toimimiseen. Valtaosa ajasta kuluu tiedon ylläpitoon ja päiväkohtaiseen raportointiin, siis rutiineihin.
Sympa teki yhdessä Gartner Finlandin kanssa tutkimuksen HR-järjestelmän tuomista ensimmäisen vuoden tuloksista.
Tutkimus vahvisti yleisesti esitetyn väitteen, että oikein valittu ja hyvin toimiva HR-järjestelmä ei suinkaan vie aikaa, vaan vapauttaa sitä HR-henkilöstölle. Järjestelmän käyttäjien mielestä raportoinnista tuli helpompaa, työntekijä-, palkka- ja poissaolotietojen hallinnasta tuli suoraviivaisempaa ja aikaa jäi enemmän tärkeämpiin tehtäviin.
HR-järjestelmän hankinnan ja käyttöönoton tärkeimpiä vaiheita Susanna Karhun mielestä on testaus. Itse järjestelmän, olipa se mikä tahansa, on kyllä ohjelmistotoimittaja testannut, mutta kuinka se toimii omassa organisaatiossa, se vaati tarkan testauksen.
– Testaus on sen varmistamista, että järjestelmään rakennetut prosessit toimivat juuri omassa organisaatiossa ja että tiedot siirtyvät liittymissä oikein, painottaa Susanna Karhu. Hän kehottaa testaamaan kaikki mahdolliset työsuhteen elinkaaren tilanteet ja muutokset.
Ongelmia uuden järjestelmän käyttöönotossa tulee lähes satavarmasti. Entä jos tietojen siirtyminen ei toimikaan silloin, jos ne on siirretty etu- tai jälkikäteen? Jos pilottiryhmällä on mahdollisuus ”koeajoon”, moni ongelma saadaan ratkaistuksi. Niiden hoitaminen luonnollisesti vie aikaa, ja sitä on pystyttävä varaamaan riittävästi.
– Vaikka kaikkiin ongelmiin ei saataisikaan ratkaisuja, on huomattavasti parempi, että järjestelmän puutteet ja ongelmat tiedostetaan käyttöönoton yhteydessä ja niihin ollaan varautuneita, sanoo Susanna Karhu.
Uusi järjestelmä on osattava markkinoida myös organisaation sisällä. Ehkä pelkkä sähköpostiviesti käyttöönotosta ja tarjous osallistua mahdollisesti koulutukseen ei oikein riitä.
– Organisaation sisäiset markkinointitavat ja –toimet sekä koulutuksen tarve ovat organisaatiokohtaisia, mutta jokaisessa organisaatiossa pitäisi varmistaa se, että järjestelmä on niin helppokäyttöinen, että esimiehetkin sen hallitsevat – ja että toimitusjohtaja tietää milloin uusi järjestelmä otetaan käyttöön, HR Systems Consultant Susanna Karhu Suomen Azetsista sanoo lopuksi.
HR-järjestelmissä on eroja, kun niitä tarkastellaan julkishallinnon, suurten yritysten ja pk-yritysten näkökulmasta.
Julkisella puolella on yleensä käytössä isoja, kovakoodattuja, usein iäkkäämpiä ja kalliita ratkaisuja, jotka eivät välttämättä enää ole ajan tasalla. Pk-yritykset voi karkeasti ottaen jakaa kahteen kategoriaan: joko HR-prosessit ovat hyvällä tasolla tai niitä pyöritetään sähköpostin ja excelin varassa. Tällöin syntyy helposti ongelmia tietosuojan kanssa.
Kaksitahoista on myös suhtautuminen järjestelmään. Osa pk-yrityksistä näkee HR-järjestelmän arvon, osa taas pelkää kustannuksia ja uskoo pärjäävänsä vanhalla tavalla eli tekemällä käsityötä.
Nyt EU:n uuden tietosuoja-asetuksen tultua voimaan toukokuussa 2018 pk-yrityksissäkin on yhä enemmän havahduttu HR-järjestelmien tarpeellisuuteen. Tilanne on korjaantumassa, eikä HR-järjestelmää ei enää nähdä pelkkänä kulueränä.
Monissa yrityksissä on ymmärretty, että HR on tasavertainen kilpailutekijä asiakkuushallinnan (CRM) ja toiminnanohjaukseen (EPR) liittyvien järjestelmien rinnalla.
Tämä tietää työajan säästöä ja sitä myötä tietenkin säästyviä tai lisää kehittämiseen tarvittavia euroja. HR-järjestelmän edut ovat varsin selvät; kaikki tieto on samassa järjestelmässä ja kaikkien niiden saatavilla, joille tiedot ovat tarpeen. Tämä mahdollistaa monipuolisen raportoinnin ja analytiikan.
Tästä voit katsoa Pro Henkilöstö -palvelun käytön nopean esittelyn videomuodossa.
Lisenssityyppi | 1–9 henkilöä | 10–29 henkilöä | 30–49 henkilöä | 50–99 henkilöä |
---|---|---|---|---|
Perus | 199 € / vuosi (1–9 henkilöä) | 299 € / vuosi (10–29 henkilöä) | 499 € / vuosi (30–49 henkilöä) | 699 € / vuosi (50–99 henkilöä) |
Laaja | 299 € / vuosi (1–9 henkilöä) | 499 € / vuosi (10–29 henkilöä) | 699 € / vuosi (30–49 henkilöä) | 999 € / vuosi (50–99 henkilöä) |
Pro Henkilöstö on pk-yrityksen tai esimerkiksi liiton, järjestön tai yhdistyksen työkalu. Henkilöstöhallinnon vastuuhenkilö voi sen avulla huolehtia koko työsuhteen elinkaaren työhakemuksesta aina työtodistukseen saakka.
Hinnat ovat arvonlisäverottomia ja niihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero 24%.
Yli sadan hengen lisenssikokonaisuudet sopimuksen mukaan.
Yleistä
Rekrytointivaihe
Työsuhteen alkuvaihe
Työnteon vaihe
Työsuhteen loppuvaihe
Perusversion ominaisuuksien lisäksi laajassa versiossa on:
Lomakkeiden lisäksi palveluun tulee uusina toiminnallisuuksina
Organisaation kasvaessa myös dokumentaation merkitys kasvaa. Työsuojeluviranomaiset tarkastavat muun muassa yhdenvertaisuussuunnitelman (yli 30 työntekijää), jossa on liian usein puutteita. Itse suunnitelma on melko helppo tehdä hyvällä lomakepohjalla ja käytännöllisillä pienillä ohjeilla.
Pro PK-Pilvipalvelut Oy | Syvälahdentie 13, 83460 Harinjärvi
Myynti: Hannu Hirvonen, GSM
Pro Tietosuoja opastaa ja helpottaa selviytymään toukokuussa 2018 voimaan tulleen tietosuoja-asetuksen (GDPR) velvoitteista. Asetus edellyttää monien selvitysten, korjaustoimien, ohjeiden, hyvien käytänteiden ja dokumentaation tekemistä.
www.tietosuojajarjestelma.fiPro Henkilöstö on pk-yrityksen tai esimerkiksi liiton, järjestön tai yhdistyksen työkalu. Henkilöstöhallinnon vastuuhenkilö voi sen avulla huolehtia koko työsuhteen elinkaaren työhakemuksesta aina työtodistukseen saakka.
www.hr-jarjestelma.comPro Riskienhallinta -pilvipalvelu on uusi, helppo ja joustava tapa hallinnoida yrityksen tai yhteisön riskejä.
www.riskienhallinta.orgPro Vastuullisuus on pk-yrityksen kustannustehokas ja helppokäyttöinen yritysvastuun hallinnointijärjestelmä.
Pro HSEQ on uusi pilvipalvelu, johon on koottu yhteen ja samaan järjestelmään kattavasti arvioitavia HSEQ-asioita. Se on suunniteltu erityisesti niille pk-yrityksille, jotka haluavat kehittää toimintaansa ja tehdä itsestään luotettavan ja houkuttelevan yhteistyökumppanin.
www.hseq-jarjestelma.fiPro Perehdytys on pk-yrityksien, yhdistysten ja julkishallinnon perehdytysmateriaalien luontiin ja hallinnointiin suunniteltu järjestelmä.
www.perehdytysjarjestelma.fiPro Sähköinen allekirjoitus on organisaation helppo ja kustannustehokas sähköinen / digitaalinen allekirjoitus. Hyvä ilmainen sähköinen allekirjoittaminen on mahdollista pilvipalvelumme osana.
www.sahkoinenallekirjoitus.proPro Työturva on työsuojeluhenkilöstön jokapäiväinen työkalu. Sillä on mahdollista luoda ja hallinnoida kaikille yhteisiä lain velvoittamia tietoja ja dokumentteja. Työelämän lupakortit, koulutukset, luvat ja pätevyydet pysyvät helposti ajan tasalla.
www.tyoturvallisuusjarjestelma.fiPro Tulityö on pk-yrityksille ja mm. taloyhtiöille ja isännöitsijöille suunniteltu tulityölupien ja -suunnitelmien sähköinen hallinnointijärjestelmä. Sen käyttö on helppoa ja vaivatonta ja voitte luopua hankalista paperilomakkeista. Palvelu toimii selainpohjaisesti eri laitteilla ja on täysin tietokantapohjainen.
www.protulityo.fiPro Työlupajärjestelmä -pilvipalvelu on pk-yritysten työlupien, turvallisuussuunnitelmien ja riskien arviointien luontiin ja hallinnointiin kehitetty pilvipalvelu.
www.tyolupakaytanto.fiPro Hiilineutraalisuus on pk-yrityksen kustannustehokas ja helppokäyttöinen yritysvastuun / hiilineutraaliuden hallinnointijärjestelmä. Sen avulla on helppoa arvioida nykytilanne eri näkökulmista ja tehdä määrämuotoinen tyylikäs dokumentaatio asiakkaille tai tilaajille.
www.hiilineutraalius.comPro Varautuminen on pk-yrityksille ja julkisyhteisöille tehty helppokäyttöinen ja kustannustehokas pilvipalvelu, jonka avulla voi tehdä varautumissuunnitelman erilaisiin poikkeustilanteisiin.
Pro Koulutus on monipuolinen, mutta helppokäyttöinen verkkokoulutusjärjestelmä organisaatioille, joka haluavat parantaa esim. työturvallisuuden ja esimiesten koulutuksen tasoa.
Pro Ilmoitus on erilaisten organisaatioiden monipuolinen ilmoitusjärjestelmä. Sen avulla työnantaja ja esimiehet, työsuojeluhenkilöstö, henkilöstöhallinto sekä laadunhallinta pystyvät ottamaan vastaan erilaisia ilmoituksia ja toimimaan valmiiksi sovittujen toimintatapojen mukaisesti.
www.poikkeamienilmoitusjarjestelma.fiPro Laadunhallinta on erilaisille organisaatioille suunniteltu kevyt ja helppokäyttöinen toimintajärjestelmän alusta, jonka avulla pystytte hallitsemaan usean eri standardin vaatimuksia samalla työkalulla.
www.laadunhallintajarjestelma.fiPro Omavalvonta on organisaation monipuolinen omavalvontaan suunniteltu järjestelmä. Sen avulla työnantaja ja esimiehet pystyvät luomaan ja ylläpitämään omavalvontasuunnitelmia sekä niihin liittyviä liitedokumentteja ja riskien arviointeja.
Pro Marjatila on marjatiloille räätälöity työturvallisuusjärjestelmä ja perehdyttämisen täsmätyökalu.
www.promarjatila.fiPro Maatila on suomalaisille maatiloille ja useille tuotantosuunnille räätälöity työturvallisuuden, pelastussuunnittelun ja muun muassa perehdyttämisen pilvipalvelu.
www.suomalainenmaatila.fiPro Asiakirjat -palvelu on pk-yrityksille kehitetty dokumenttien hallintajärjestelmä, jonka valmiiden sähköisten asiakirjamallien ja -pohjien avulla on helppo hallinnoida oman yrityksen tärkeimpiä perusdokumentteja.
www.asiakirjat.eu© Pro Pilvipalvelut 2023